Software di gestione magazzino: cosa è

Se cerchiamo la definizione di magazzino su un vocabolario ci viene detto che : “il magazzino è un locale adibito a deposito di merci e materiali vari”. Software di gestione magazzino

Questo in realtà è vero, ma è la sua gestione, spesso sottostimata, a determinare se la merce nel nostro magazzino è effettivamente indispensabile.

Bisogna fare attenzione: la gestione delle scorte incide in maniera determinante sui processi produttivi e commerciali. 

Di conseguenza una cattiva o una buona organizzazione e controllo del magazzino possono influire negativamente o positivamente sulla soddisfazione dei clienti.

Ma soprattutto hanno un peso rilevante sui costi di gestione ed sul flusso finanziario, contribuendo quindi alla salute economico finanziaria dell’azienda.

Per questo motivo vediamo assieme i punti fondamentali per una buona gestione del magazzino:

• Classificare le merci e organizzare la loro ubicazione nel magazzino.

• Stabilire un flusso di gestione che tenga traccia di tutte le movimentazioni.

• Formare il personale.

• Analizzare periodicamente i dati.

Classificare le merci e organizzare la loro ubicazione nel magazzino:

Organizzare fisicamente il magazzino disponendo le merci in modo logico ed ordinato, con apposite ubicazioni, è sicuramente il primo passo per una buona gestione.

L’ubicazione deve essere studiata in base alle proprietà dei prodotti utilizzati (ad esempio dimensione, durata, maneggevolezza) strutturata con la stampa di etichette per riconoscere e ottenere in modo immediato tutte le informazioni relative all’articolo.

La classificazione non riguarda solo l’ubicazione fisica ma anche la ripartizione in categorie commerciali e statistiche che possono essere utilizzate, come filtro, per analizzare i dati relativamente alle movimentazioni degli articoli.

Stabilire un flusso di gestione che tenga traccia di tutte le movimentazioni:

Tracciare tutte le attività di entrata ed uscita: acquisizione, spostamenti, lavorazioni, vendita e altro, attraverso la gestione di documenti redatti in modo accurato è determinante per ottenere:

• Tracciabilità e rintracciabilità.

• L’allineamento dei magazzini a quantità e valore.

• La verifica della rotazione degli articoli.

Formare il personale:

La formazione è rivolta a tutto il personale addetto alla gestione, dal magazziniere al responsabile degli acquisti a chi gestisce la produzione o la vendita, è indispensabile stabilire l’iter operativo delle movimentazioni in modo da ottenere quanto descritto al punto precedente.

Analizzare i dati periodicamente:

L’analisi dei dati raccolti possiamo considerarla la fase di completamento del ciclo operativo aziendale.

E’ importante per controllare le situazioni relative alle vendite e agli acquisti, per verificare il raggiungimento degli obiettivi in termini economici. Ma soprattutto per individuare eventuali criticità che possono essere migliorare o superate.

GESTIRE IL MAGAZZINO CON IL SOFTWARE GESTIONALE

Il software di gestione magazzino porta ad innumerevoli vantaggi:

La classificazione viene gestita attraverso l’anagrafica dove è possibile definire il profilo di ogni articolo, la presenza di campi e tabelle dedicate supportano la gestione dei flussi operativi a seconda della funzione utilizzata all’interno del gestionale.

Ad esempio: distinta base, lotti e matricole, barcode, documentazione da allegare in modalità automatica ai documenti, valori riferiti in termini quantitativi di scorta minima, di lotto riordino e altro ancora.

La gestione delle movimentazioni viene organizzata con documenti impostati a seconda delle finalità (vendite, acquisti, spostamento delle merci).

Questi consentono di velocizzare le operazioni all’interno dei vari reparti, con la possibilità di poter utilizzare anche dispositivi diversi dal personal computer, come ad esempio i palmari, su cui è possibile sviluppare interfacce studiate appositamente per facilitare le operazioni agli addetti ai lavori.

La formazione del personale si semplifica grazie a quanto predisposto sul gestionale, che consentirà di profilare e personalizzare l’utilizzo dei programmi con differenti livelli di autorizzazione a seconda della mansione assegnata in azienda.

Le movimentazioni degli articoli sono consultabili in report o esportazioni in vari formati (anche a livello grafico) per analizzare il valore in tempo reale del magazzino, ottenere statistiche a diversi livelli con comparazioni degli anni precedenti, per consultare il risultato operativo in termini di margine e controllare lo stato di avanzamento relativo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

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