Gestire il ciclio attivo (vendite) con il gestionale – I vantaggi
Software gestionale vendite
Con ciclo attivo si intende la gestione dell’intero processo di vendita, che va dal contatto con il cliente alle analisi statistiche.
Un flusso operativo strategico per l’organizzazione aziendale che coinvolge diversi reparti e che deve consentire di gestire:
- contatti e offerte per clienti e potenziali clienti
- conferme d’ordine e relativi documenti di consegna e fatturazione
- resi e note di credito
- provvigioni
- statistiche
I VANTAGGI DI GESTIRE LE VENDITE CON IL SOFTWARE GESTIONALE
Quello che distingue un software gestionale è la capacità di interconnessione con le procedure correlate al ciclo attivo e la possibilità di analisi pre e post vendita.
Per quanto riguarda i contatti e il controllo dei flussi è utile una gestione CRM integrata, che consenta di tracciare in automatico, e consultare facilmente, tutte le azioni messe in campo nei confronti del cliente, dall’offerta al sollecito di pagamento.
La presenza di una gestione dedicata di offerte, invio mail e contatti telefonici con i potenziali clienti consente di monitorare le trattative senza coinvolgere la gestione dei clienti effettivi.
L’integrazione con una analisi di cash flow, fin dalla conferma d’ordine, è necessaria per una proiezione della entrate aziendali.
I collegamenti con la contabilità analitica e la contabilità a commessa sono di supporto per il controllo di gestione e della redditività.
La possibilità di una gestione articolata di prezzi (sconti, promozioni, contratti, contratti a scalare, kit) e una possibilità di parametrizzare la gestione delle provvigioni (sia per quanto riguarda i calcoli che per il controllo della maturazione) sono due aspetti su cui si possono riscontrare limitazioni e sono quindi da verificare accuratamente quando si valuta un software gestionale.
L’ultima fase del processo è forse la principale. Avere un controllo immediato sull’andamento dei pagamenti, con chiara esposizione, con dettagli e percentuali medie, di insoluti e ritardi, e la possibilità di gestire segnalazioni agli utenti e fido cliente in modo automatico.
Una buona gestione del ciclo attivo consente di ridurre i tempi di DSO (Days Sales Outstanding) ovvero il numero di numero di giorni in media impiegati da un’azienda per incassare il credito dopo la vendita.
COSA E’ IL FLUSSO DI CICLO ATTIVO
1. Primo contatto
L’iter si attiva con un contatto dove un cliente (o un cliente potenziale) fa una richiesta di fornitura.
2. Preventivo
A seconda della richiesta del cliente l’azienda emette un preventivo che può riguardare:
- merci commercializzate
- prodotti configurabili ( impianti – macchinari – costruzioni edili etc)
- merci prodotte dall’azienda stessa
- servizi
Alla prima stesura del preventivo possono essere applicate e tracciate una o più revisioni.
Se il preventivo viene accettato viene restituito e firmato e funge da impegno del cliente verso l’azienda; verrà emessa una conferma d’ordine che funge da impegno dell’azienda verso il cliente.
3. Conferma d’ordine
Con l’inserimento della conferma d’ordine possono attivarsi più processi:
- calcolo fabbisogni e sottoscorte
- emissione di richieste a fornitore
- emissione di ordini alla produzione
- apertura commessa
- inserimento contratti
- cash flow
- fattura di anticipo
4. Conferma merce (Bolla / DDT/Fattura accompagnatoria) o Effettuazione intervento con fatturazione
Quando la merce è disponibile verrà predisposta la spedizione con le modalità concordate; con un documento di trasporto o una fattura accompagnatoria.
Se l’ordine riguardava un servizio (telefonia – contratto di manutenzione) potrà essere direttamente fatturato.
Se l’ordine riguardava una prestazione (istallazione – manutenzione etc) verrà tracciato l’intervento, anche con l’ausilio di app dedicate su device in dotazione ai tecnici.
I documenti di trasporto e gli interventi verranno fatturati a consuntivo in automatico.
5. Scadenziari
L’emissione della fattura compilerà uno scadenziario che può essere monitorato dal reparto amministrativo che potrà emettere in automatico titoli di pagamento, estratti conto, solleciti.
6. Calcolo provvigioni
L’emissione di fatture potrà essere collegata a un calcolo provvigionale, che potrà essere diverso a seconda dell’agente, del cliente, della merce, degli sconti applicati etc.
Verrà monitorata la maturazione del diritto dell’agente che potrà essere diversificata per ogni agente; ad esempio:
- all’emissione fattura
- al pagamento fattura
- al pagamento dell singola scadenza
L’iter verrà completato dai calcoli:
- Ritenute d’acconto
- ENASARCO
- FIRR
- Indennita meritocratica
7. Statistiche di vendita
Saranno disponibili statistiche di vendita dinamiche (per anno, per periodo, ABC) suddivisibili ad esempio per:
- articolo
- tipologia articolo
- marchio
- cliente
- tipologia cliente
- zona
- etc.
8. Calcolo margini
Per ogni singolo documento potrà essere calcolato il margine ( totale o del singolo prodotto).
Il margine potrà anche essere analizzato massivamente con suddivisioni analoghe a quelle statistiche.