Fatturazione elettronica con software gestionali: i vantaggi

gestionale fatturazione

Dal primo Gennaio del 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per gli scambi sia verso la pubblica amministrazione (PA) che tra partite IVA (B2B) che verso i consumatori finali (B2C). I software gestionali si sono dovuti adeguare alla novità

Il Decreto Legislativo 127/2015 ha imposto l’obbligo per tutte le organizzazioni di dotarsi di un sistema di che permetta di creare le fatture in formato XML, di inviarle al sistema di interscambio (SdI), e conservarle secondo norma.

Il file deve essere creato nel linguaggio standard XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio digitale che permette di definire il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando in questo modo le informazioni per i controlli previsti per legge.

Il file, o tramite intermediario o tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, viene inviato allo SdI che svolge a tutti gli effetti il ruolo di snodo tra le parti interessate operando un controllo di correttezza dei dati inseriti nel file e recapitando le fatture al destinatario.

Infine al documento va conferito valore legale attraverso la conservazione sostitutiva per 10 anni.

Questo è diventato l’unico processo di fatturazione accettato per la vendita di beni e servizi.

La scelta del legislatore di introdurre un formato standard alle fatture e l’introduzione dello SdI come snodo che opera un controllo di correttezza del file hanno fatto sì che le aziende di software gestionali inserissero nei loro programmi questo nuovo processo.

Per tutti il processo è similare e viene gestito in questa maniera:

PROCESSO CICLO ATTIVO:

Creazione con il gestionale dei documenti di vendita: fatture attive, fatture accompagnatorie, fatture differite, note, di credito, autofatture…
Creazione e controllo del file XML
Invio in modalità automatica al Sistema di Interscambio (Sdl) tramite l’intermediario
Restituzione dell’esito di invio
Conservazione Digitale sostitutiva a norma a cura dell’intermediario

PROCESSO CICLO PASSIVO:

Ricezione della fattura passiva dallo SdI tramite l’intermediario
Importazione fatture elettroniche nel gestionale per la creazione o l’abbinamento con la registrazione contabile ed il ciclo passivo
Gestione dei messaggi di notifica scambiati con il SdI tramite l’intermediario visibili sulla piattaforma dell’intermediario
Conservazione Digitale sostitutiva a norma a cura dell’intermediario

Attenzione però, in realtà in merito al ciclo passivo tra i diversi gestionali sul mercato si può riscontrare una differenza che può rendere il processo molto più snello e veloce.

Non tutti i gestionali consentono l’importazione delle fatture direttamente in contabilità, e puoi capire bene che la presenza di questa funzionalità riduce enormemente i tempi di registrazione fiscale delle fatture fornitori. Il consiglio è quello di assicurarsi che questa funzionalità sia contemplata dal tuo gestionale o da quello per il quale si sta optando.

Vantaggi:

1. Maggiore efficienza: operatività con un solo software

Con la fatturazione elettronica attiva integrata nel gestionale basterà un semplice click direttamente dal tuo gestionale per la creazione e l’invio automatico del file XML all’intermediario.

Sul fronte delle fatture passive invece non dovrai più trascrivere nel tuo gestionale tutte le fatture ricevute ma basterà un veloce controllo per poi abbinarle al ciclo passivo e/o registrarle direttamente in prima nota (se il gestionale in causa contempla questa funzionalità).

La gestione manuale è di gran lunga ridotta al minimo.

Senza un software gestionale integrato alla fatturazione è necessario invece investire più tempo nel passaggio da un programma all’altro, creando problematiche di efficienza nei processi e di errori.

2. Tracciabilità e Ricerca facile delle fatture

Attraverso una ricerca per keyword è semplice ricercare documenti emessi e ricevuti, evitando di scartabellare tra mille fogli. Inoltre le fatture digitali sono tracciabili nella fase di invio come in quella di ricezione permettendo un controllo costante.

3. Maggiore sicurezza e meno errori

Non dover gestire più programmi diversi o inserire a mano il file XML sul portale dell’Agenzia delle Entrate consente una sicurezza maggiore nella gestione.

Dal punto di vista operativo dover gestire due o più procedure, creando la fattura e il file XML con il gestionale e poi inserire il file XML sul portale a mano è un meccanismo passibile di errore umano.

Al contrario, gestire sia la creazione della fattura che l’invio del file direttamente dal gestionale evita un passaggio manuale che per sua natura può sempre essere impreciso.

Oggi sono diverse le soluzioni che integrano il sistema di fatturazione elettronica all’interno del software gestionale, semplificando di molto la gestione quotidiana dell’amministrazione aziendale.